Llama la atención la lentitud en la adopción de sistemas de videoconferencia como sustituto de las reuniones presenciales tradicionales.

Por supuesto, las reuniones presenciales, al menos de vez en cuando, son necesarias no tanto por las reuniones en sí, sino por la interacciones que se dan antes y después de la reunión. Los vínculos humanos nacen con más rapidez e intensidad en las reuniones cuerpo a cuerpo. Ningún sistema de telecomunicación conocido puede sustituir al 100% las sensaciones que genera la cercanía física.

Sin embargo en un mundo global en el que tenemos que colaborar con personas que se encuentran a miles de kilómetros, las reuniones online son una excelente alternativa para mantener o aumentar esos vínculos humanos y también para realizar sesiones de formación o reuniones de carácter más técnico con colegas o proveedores.

Las reuniones online son especialmente necesarias para aquellas empresas cuyos recursos les impida a su personal ausentarse de su centro de trabajo y hacer viajes frecuentes.

Si ponemos como ejemplo los comités técnicos de normalización que se reúnen para crear las normas, los sistemas de videoconferencia fomentan la inclusión de las pymes y eliminan el factor centralizador que discrimina a aquellas empresas que se encuentran alejadas de los centros de decisión.

Dos factores tradicionales de discriminación frente a procesos de tomas de decisión normativa, como es el ser pyme y ser de provincias, desaparecerían si hiciéramos un uso más intensivo y razonable de los sistemas de videoconferencia, que hoy, por coste, están al alcance de cualquier organización.

En este punto, por los años de experiencia como usuarios de estos sistemas en el ámbito laboral y educativo, nos gustaría hacer una serie de recomendaciones que eviten la mera yuxtaposición del sistema tradicional y del sistema online.

En primer lugar, recomendamos que, siempre que sea posible, las reuniones en las que se utilice la videoconferencia todos los participantes se conecten de manera online mediante su ordenador o dispositivo móvil individual.

En las reuniones híbridas en las que hay un grupo de personas reunidas presencialmente y otro grupo de personas conectadas de manera online se pueden crear asimetrías entre ambos grupos de participantes.

En estas reuniones mitad presencial mitad online, se pierde parcialmente el “cara a cara” que sí existe cuando todos y cada uno de los participantes disponen una cámara. Además de la cámara, el micro individual suele aportar más calidad de sonido.

Otra de las grandes ventajas de las plataformas online es la posibilidad de compartir la pantalla de los ordenadores de los participantes, lo que hace más fácil seguir discusiones que a veces llegan a niveles de detalle muy altos y requieren una variedad de documentos de apoyo (planos, videos, gráficos, textos…).

Sin llegar a caer en la “muerte por powerpoint”, la posibilidad de seguir visualmente por ejemplo el texto de la norma que se está tratando, así como las modificaciones en tiempo real resulta muy clarificador.

Por último, la mayoría de las plataformas comerciales permiten grabaciones de las reuniones a un coste muy bajo, lo que puede ser conveniente para revisar con posterioridad aspectos que no hayan quedado claros y elimina la tediosa, y a veces incompleta, labor de elaborar las actas.

Todas estas ventajas son especialmente relevantes cuando además la reunión se realiza en un idioma que no es el nativo de los participantes y en la que no se cuenta con traducción simultánea. Los distintos acentos y los diferentes niveles de dominio del idioma común son una nueva interferencia en el proceso de comunicación.

Como cualquier otro avance en el mundo de las comunicaciones, se eliminan barreras, lo que es normalmente bueno para muchos, aunque quizás no tan bueno para los pocos que gozaban del beneficio de la exclusividad.

Debemos seguir haciendo un uso cada vez mayor y mejor de estas herramientas de comunicación, que sin duda fomentan la colaboración, mayor inclusión, descentralización y transparencia.

De momento, enhorabuena a todas aquellas organizaciones que se esfuerzan por “democratizar” la información, fomentar la participación de las pymes en los procesos de decisión normativos y establecer canales de colaboración de cualquier tipo.

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